Dar visai neseniai sutarties pasirašymas reikšdavo susitikimą, spausdintuvą, du egzempliorius ir kurjerį, o neretai ir kelias dienas laukimo, kol dokumentas apkeliaus abi puses. Šiandien tą patį galima padaryti per keliolika minučių, net jei viena šalis sėdi Vilniuje, o kita kitame žemyne. Elektroninis parašas verslo santykiuose jau seniai nebėra naujiena, tačiau daugelis įmonių vis dar nemoka juo naudotis tinkamai, kad procesas būtų sklandus. Aptarkime tai plačiau.

Kai pasirašo dvi šalys

Svarbiausias skirtumas nuo įprasto vidinio dokumento tas, kad sutartį turi pasirašyti bent dvi pusės. Popieriniame pasaulyje tai reikšdavo, kad dokumentas turi fiziškai atkeliauti pas kiekvieną pasirašantįjį. Elektroninėje aplinkoje veikia kitaip: tas pats failas pasirašomas paeiliui, o kiekvienas parašas prisideda prie ankstesnio, jo nepanaikindamas.

Praktiškai tai atrodo paprastai: viena šalis gali pasirašyti elektroniniu parašu sutartį ir persiųsti ją partneriui, o šis prideda savo parašą prie to paties dokumento. Rezultatas yra vienas failas su dviem galiojančiais parašais, kurį abi pusės gali patikrinti savarankiškai. Nereikia nei skenuoti, nei spausdinti, nei laukti kurjerio.

Pasirašymas skirtingu metu ir iš skirtingų vietų

Didelis nuotolinio pasirašymo privalumas tas, kad šalims nebūtina veikti vienu metu. Vienas partneris gali pasirašyti sutartį ryte Kaune, o kitas ją patvirtinti tik vakare, būdamas komandiruotėje Berlyne. Dokumentas paprasčiausiai laukia savo eilės, o kiekvienas parašas fiksuoja tikslų pasirašymo laiką.

Būtent laiko žyma čia tampa svarbi. Ji parodo, kada konkrečiai buvo uždėtas parašas, todėl vėliau nekyla ginčų, kuri šalis ir kada įsipareigojo. Verslo sandoriuose, kur svarbios datos ir terminai, tai suteikia papildomo aiškumo.

Kokį parašą naudoti

Sudarant sutartis su kitomis įmonėmis verta rinktis kvalifikuotą elektroninį parašą, nes jis teisiškai prilygsta ranka rašytam. Lietuvoje tam tinka Smart-ID ar mobilusis parašas, o pagal ES taisykles toks parašas pripažįstamas visose Europos Sąjungos šalyse. Vadinasi, sutartis su partneriu Vokietijoje ar Ispanijoje galios lygiai taip pat, kaip ir su lietuviška įmone.

Vis dėlto prieš pasirašant pravartu su partneriu susitarti dėl priemonės. Jei kita šalis nenaudoja tų pačių įrankių, verta iš anksto suderinti, kokiu būdu ji pasirašys ir kokiu formatu atsiųs dokumentą.

Nepamirškite formato

Formatas nuotoliniame pasirašyme dažnai tampa kliūtimi. Lietuvos partneriams įprastas ADOC, tačiau užsienio įmonei jis dažnai bus nepažįstamas ir jos programos gali jo net neatpažinti. Tokiais atvejais saugiau rinktis ASiC arba pasirašytą PDF, nes šie formatai atpažįstami plačiau ir tarptautiniuose sandoriuose kelia mažiausiai painiavos.

Todėl prieš siunčiant sutartį užsienio partneriui verta iš karto pasirinkti tokį formatą, kurį atpažins abi pusės. Tai sutaupo laiko ir išvengiama situacijos, kai dokumentą reikia pasirašyti iš naujo vien dėl techninio nesuderinamumo.

Ką verta susiderinti įmonėje?

Kad nuotolinis pasirašymas taptų kasdienybe, o ne kiekvieną kartą sprendžiamu galvosūkiu, verta susitarti dėl kelių dalykų:

Nusistatykite, kuriuos parašo įrankius įmonė naudoja, ir informuokite apie tai partnerius.

Iš anksto suderinkite pasirašymo eiliškumą, kai sutartį turi patvirtinti keli žmonės.

Susitarkite dėl vieno formato tarptautiniams sandoriams, kad nekiltų techninių netikėtumų.

Saugokite pasirašytus dokumentus tvarkingai, kad vėliau būtų galima patikrinti parašų galiojimą.

Kai atstumas nebesvarbu

Nuotolinis pasirašymas verslui reiškia ne tik patogumą, bet ir greitį. Turint tinkamą priemonę ir suderintą formatą, sutartį su partneriu galima pasirašyti taip pat lengvai, ar jis būtų gretimame biure, ar kitoje pasaulio pusėje. Atstumas nustoja būti kliūtimi, o lieka tik pats susitarimas.

Reklama